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ぜひもう一度チェック!Faxの誤送信対策、できていますか?

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昔からの連絡手段であるFaxですが、基本的な送信方法は「昔と変わらず」の企業も多いのではないでしょうか。ボタンを1つ間違えたり、書類の組み合わせを間違えたりするだけで、思いもかけない大きなミスにつながってしまうFaxの問題点・改善策をみてみましょう。

Fax誤送信で考えられる理由

Faxを誤送信してしまうのにはどんなケースがあるのでしょうか。下記に起こりやすい4つの原因をあげてみました。

  • 全く知らない人に送信:番号の押し間違いで、大切な情報をまったく関係のない個人や企業に送ってしまう
  • 短縮番号の押し間違い:A社にFaxするつもりが、隣の短縮番号を押してしまい、B社に送ってしまう
  • 資料の不一致:カバーページと本文の組み合わせを間違え、違う会社に関係のない書類を送ってしまう
  • アドレス帳の誤り:アドレス帳作成の際のミスに気がつかない、移転した企業の情報を更新していないなどが原因で、送信不可能となったり、別の人へFaxしたりしてしまう

ファックスの難しい点は、間違った宛先に情報を流してしまった際に、気がつきにくいことです。受信者が間違いを連絡してくれないと、誤送信に気がつかずに時間が経ってしまった……送ったはずの情報が届いておらず、ミーティングに出かけたら必要書類が相手に渡っていなかった……など、対応が遅くなってしまう恐れがあります。

事例で見る誤送信アクシデント

では、実際にどのような誤送信が過去に起こったか、広島県警の実例を紹介しましょう。

広島県警では、広島簡易裁判所に容疑者の個人情報を含む書類をFaxしているつもりが、とある男性の家に送っていました。驚くのは、アクシデントは1回だけではなかったことです。男性は20年ほど前から、こういったアクシデントは続いているとコメントしており、ミスに対する解決策が生み出されていなかったのが浮き彫りとなっています。

この誤送信のキーとなったのは、電話番号の前に「0」を付け忘れていたという単純なものです。アクシデントは同じ署内だけでなく、異なる3署で発生したとのことで、誤送信がいかに「誰にでも起こり得るミス」であるかが分かります。広島県警では、今後、同じようなミスがないよう、裁判所の番号を短縮番号に登録し、その使用を義務付けました。

誤送信対策アイデアは?

「Faxは昔から使っているテクノロジーだけど、特にマニュアルやガイドライン、規制は定めていない」という企業は意外と多いのではないでしょうか。確かに番号を入力して送信ボタンを押すだけという単純作業ですが、Faxで送る情報はメールや郵便で送る情報と同じ、大切な情報です。ぜひ誤送信を最小限に減らす対策を練るようにしましょう。対策として考えられるのは、

  • 取引先のFax番号は必ず短縮番号に登録し、登録の際のダブルチェックを欠かさない
  • カバーレターと本文の内容があっているか、送信前の事前確認を義務付ける。可能であれば複数人数での確認が好ましい。
  • 誤送信防止システムを導入する。システムにはさまざまな種類がありますが、現在のシムテムにそのまま追加でき、複数人で送付前の事前確認をするための人員・手間の削減につながります。

などがあります。

Faxも大切な情報を運ぶ手段であることを忘れずに

「昔から使っているから」と、ついつい改善策や問題が起こったときの対策を練ることを遅延してしまいがちなFax。そのセキュリティー観念はメールと同レベルを保つべきです。ぜひ一度、企業内のシステムの見直しを行い、誤送信をなくすための対策に取り組みましょう。