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1秒でも早く対応を!メールを誤送信したときのお詫びの手順

hand press button and e-mail

日頃から細心の注意を払いたい、ビジネスメールの送信。どんなに間違いがないように気を付けていても、ヒューマンエラーが起こる可能性を0にすることは不可能です。ここでは、万が一誤送信をしてしまった場合の対処法を紹介します。

1.すぐに電話をする

とにかく気付いた時点ですぐに相手に電話をしましょう。ここで大切なのは、取り繕ったり言い訳したりせず率直に状況を話して謝罪することです。説明をするときはテキパキと、お詫びをするときは焦って早口になると軽々しく聞こえてしまうのでゆっくりと低めの声で話すのがポイントです。

そして、メールはすぐに削除してもらうようお願いしましょう。対処が早ければ、未開封のうちに削除してもらえる場合もあります。

2.改めてお詫びのメールを送信する

電話を切ったら一呼吸おいて気持ちを落ち着け、正しい内容のメールを作成しましょう。もちろん丁重なお詫びの言葉と削除対応へのお礼もお忘れなく。また、再度の誤りは絶対に許されないので、必ず送信前に自分で見直すのはもちろん、他の人にもチェックしてもらいましょう。

3.文例の紹介

文面の具体例をご紹介します。

内容・添付ファイルを誤った場合

株式会社○○企画 鈴木様

いつも大変お世話になっております。□□商事の山田でございます。

先程は大変お忙しいところお電話をいたしまして申し訳ございませんでした。
このたびは、下記メールが誤っておりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
(添付ファイル誤りの場合:下記メールの添付ファイルが誤っておりましたこと、…)

送信日時:2015/○/○/13:00
差出人:山田一郎
件 名:本日のお打ち合わせの件

大変勝手なお願いをいたしましたにも関わらず、削除のご対応をいただきましてありがとうございました。
今後このようなことがないよう重々注意いたします。何卒ご容赦いただけますよう重ねてお願いいたします。
以下が、正しいメールの内容でございます。お手数をおかけいたしますがご確認をお願い申し上げます。
(以下、正しい内容)
(添付ファイル誤りの場合:なお、当メールに正しいファイルを添付しておりますので、お手数をおかけいたしますがご確認いただけますようお願い申し上げます。)

宛先を間違えた場合

(前文は1と同じ)このたびは、下記メールを誤って鈴木様に送信いたしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

送信日時:2015/○/○/13:00
差出人:山田一郎
件 名:本日のお打ち合わせの件

大変勝手なお願いをいたしましたにも関わらず、削除のご対応をいただきましてありがとうございました。
今後このようなことがないよう重々注意いたします。何卒ご容赦いただけますよう重ねてお願いいたします。

削除依頼は電話で済ませていますが、念のためエビデンスを残す意味でも上記のように該当メールの送信日時や件名などは記載しておきましょう。電話とメール両方でのフォローがあることで先方に与えるマイナスの印象をいくぶん軽減することができます。

対処法の社内周知が重要

そもそも、誤送信が起こらないようにすることがもちろん重要です。しかし、「注意する」「気を付ける」だけでは防ぎようがないのがヒューマンエラー。個人レベルでは「ミスはしてはならない」という心構えが大切ですが、組織レベルでは「ミスは起こるもの」として捉え、万が一誤送信が起こった場合の対策を全スタッフにしっかりと周知しておくことが必要です。そうすることでミスが起きたときに組織が受けるダメージを最小限に抑えることができるでしょう。