1. TOP
  2. 記事一覧
  3. コミュニケーションが苦手な人ほど知っておくべき、連絡ツールのメリット・デメリット

コミュニケーションが苦手な人ほど知っておくべき、連絡ツールのメリット・デメリット

blog_61

コミュニケーションが苦手な人は、会話のスキルを上げるとともに、メールやチャットなど、コミュニケーションツールの活用スキルを磨くことも重要です。顔を合わせずに仕事を進めることが増えている今、ツールを上手に活用してコミュニケーションスキルをアップしましょう。そのためには、電話、メール、チャットの違いを知って、上手に使い分けることがポイントです。

連絡スピードは電話が一番遅くなる場合も

電話、メール、チャットのうち、もっとも早く情報を伝えられるのは、基本的に電話です。いつ読まれるかわからないメールとチャットに比べて、リアルタイムで伝えることができます。そのため、緊急の連絡によく使われます。
ただし、電話が早いのは相手が出てくれる場合という条件付き。通話相手を捕まえられなかったら、留守電に入れて折り返しを待ったり、何度も電話をしたりしなくてはなりません。つまり、連絡が遅れてしまうリスクもあるのです。
電話の次にスピーディーなのがチャットです。パソコンやスマートフォンに通知が届き、すぐに読んで返信ができます。また、相手がオンラインなら会話形式のやりとりもできるため、複数の質問に答えるといったやりとりもしやすく、電話に近い伝達スピードになります。
もっとも遅いのがメール。設定に応じてパソコンやスマートフォンに通知が届きますが、クリックやタップの数が多いインターフェイスや、宛名や挨拶文が必要という慣習的な問題から、チャットよりも返信に手間がかかります。
緊急性が高かったり、何度かやりとりが必要なら電話かチャット、一方的に送ってすぐに返信がなくても大丈夫なものはチャットかメール、と使い分けるとよいでしょう。また、相手がどんなツールを使っているかわからない場合には、電話かメールを利用します。

電話は情報共有がしづらいというデメリット

電話は基本的に1対1です。グループ電話という機能もありますが、時間を合わせるのが大変なため、あまり使われていません。1対1の場合、他の人への情報共有がしづらくなります。10人に伝えようと思ったら、10回電話をかけなくてはならないため、非効率です。
一方で、一度に複数宛てに送れるチャットやメールは、情報共有しやすいという特徴があります。
また、電話は残らないので「言った、言わない」という議論になりがち。チャットやメールなら残るので安心です。
たくさんの人に情報共有する必要があり、後々残しておきたいならチャットかメールを利用しましょう。

用件をまとめて伝えるのが苦手ならチャットで質問を受ける方法も

チャットやメールを使う際、1回でしっかり情報を伝えられれば理想的ですが、時間やスキルによっては難しい場合もあります。その場合には、いったん情報を送った後に相手から質問をしてもらい、それに答える形で情報を補足するのも効率のよい方法です。
質問に応じながら情報を共有する場合、メールでは後から情報を集めににくくなります。理由は、連続して読むのに適した形式ではないため。その点、チャットなら質問に対してその都度答えていっても、全体が見やすいのでそれほど混乱を招きません。
メールで一度に伝えるのが苦手なら、チャットを利用して質問を待つのも有効なのです。

コミュニケーションが苦手な人は感情表現に注意

どのコミュニケーションツールでも、言葉が無機質になりすぎないように気をつけましょう。電話は、対面での会話と比べて表情がわからない分、感情が伝えにくくなります。メールやチャットは声のトーンすらわからないので誤解を生じやすく、特に気をつける必要があります。
口頭では問題のない言い方でも、読み方が変わるとキツイ言い方に捉えられることがあるのです。マイナスの感情を伝える際にも、オーバーに伝わってしまう危険があります。できるだけ柔らかめの言葉を使うようにしましょう。
トークルームの雰囲気があまりよくないときには、空気を変える投稿も必要になってきます。隣の席に座っている人にこっそり「あなたから別の話題にしてくれない?」と手を回すのも、ちょっとした裏ワザ。オフラインもうまく使い分けましょう。
コミュニケーションが苦手な人ほど、それぞれのツールの特徴を把握してしっかり使いこなしたいところです。