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メールとは違う!? チャットやメッセージアプリで使える文例&テクニック

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チャットやメッセージアプリを仕事で使う機会が増えてきていますが、ただ漫然とメッセージを送ってはいませんか? チャットは、メールが短くなっただけのものではありません。チャットならではの文例やテクニックがあるのです。きちんと知っておけば、コミュニケーションの効率化が図れたり、情報や意図を正しく伝えられたりするようになるでしょう。

メールとチャットの文章、大きな違いは?

メールとチャットで、書く内容の違いを理解しておきましょう。
メールは、基本的に1通ごとが独立しています。返信でも、相手の名前や挨拶文、シメの文章などが必要です。署名も入るので、必然的に長くなりがち。逆に言うと、ある程度長くても読みづらいことはなく、不自由ではありません。

一方、チャットは前の話の続きとなることが多く、形式的な挨拶文は入れません。むしろ、挨拶文を入れることでノイズが入り、読みにくくなってしまうのです。

チャットは会話のように流れていきます。そのため、会話のスタート時に挨拶文を入れたら、その後のやりとりでは入れないようにします。毎回のあいさつが不要なので効率的なうえ、心理的なガードが外れて気軽に話せるというメリットもあります。また、話の終わりには、「ぜひ、よろしくお願いします」のような、形式だけではない思いや気持ちを伝える方がベターです。

とにかく短くまとめ、早く返信する

チャットの文章はできるだけ短くまとめましょう。長くなることで、形式的な挨拶文と同様に読みにくくなります。
例えば、メールなら「~はよいと思っております」と伝えることも、「~はよいと思います」「~はよいと思う」のように短縮していきます。相手との関係によって失礼にならない程度に。場合によっては「思う」も省略して「~はよい」で済む場合もあります。

業務の報告など、伝える情報が決まっているものは、箇条書きや体言止めなどを利用するとシンプルに短くできます。

質問に対する答えも、まずは「はい」「わかりました」など短く伝えておきましょう。会話が流れてしまうと、返事をするタイミングを逃してしまいます。

あえて「、」で終わらせて相手に待ってもらう

チャットは「流れ」を意識することが大切です。自分の話が長くなりそうなときには、あるテクニックで時間を確保することも可能です。

長い文章を入力していると、その間に相手が別の話をしてしまうことも。それを防ぐため、あえて「、」で終わる短い内容を送信しておきます。「、」によって話が続くことが伝わるので、相手に待っていてもらうことができます。

逆に、トークルームで話が流れているときに、まったく違う話題を始めないというマナーも大切。ひとつのテーマで議論していたら、それがある程度収まってから別の話題を送りましょう。

感情を伝えるとやりとりがスムーズに

メールと違って、感情を伝えやすいのもチャットの特徴です。短い文章でキツくなってしまうと感じたら「…」で終え、余韻を残すとよいでしょう。「こう思ったのですが。」より、「こう思ったのですが…。」のほうが相手に与える印象がソフトになります。

待望の案件が取れた報告には、喜びの表現も。社内であれば、顔文字を使って「キタ━(゚∀゚)━!」を表現することもあります。「おめでとう!」も即座に伝えるとよいでしょう。

面白い話なら「(笑)」のほか、「ぷっ」「おお!」など、通常の会話でよく言う言葉をそのまま送ればOK。こちらの反応が相手に伝わるので、コミュニケーションがしやすくなります。

メールと違うチャットの特徴を踏まえて、効果的な文章を使えば、ビジネスがますます効率化できることでしょう。