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相手に配慮するコミュニケーションが社内の情報共有を円滑にする!

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プライベートでは友人がたくさんいるのに、なぜか仕事上のコミュニケーションが苦手……そう感じている社会人は少なくありません。仕事を効率的にこなし、自分の役割を果たすためには、的確に情報を伝えたり、受け取ったりする必要があります。つまり、相手を傷つけず、良い関係を保ちながら言いたいことを言うことが大事。社内の情報共有を円滑にするコミュニケーションスキルを磨いて、ビジネスに生かしてみては?

コミュニケーションはそもそも誰のためにある?

プライベートでは基本的に自分の好きな人、コミュニティの中でお付き合いをしますよね。自分が心地よい場だけで過ごすことができるので、その中でのコミュニケーションは「自分のため」のものといえるかもしれません。ですが、ビジネスシーンではそうはいきません。自分が好きか嫌いか、合うか合わないかにかかわらず、所属する組織にいる人や顧客など、仕事に関係するさまざまな人とコミュニケーションをとらなければなりません。それも、相手のことを気遣って円滑にコミュニケーションができなければ、仕事に支障が出るでしょう。つまり、仕事におけるコミュニケーションは「相手のため」にあるものといえるのではないでしょうか。まずはこのことを意識することで、仕事とプライベートでコミュニケーションのとり方が変わってくるはずです。

相手の立場に立つコミュニケーションが自分のためになる!

自分の職務、役割を果たして仕事の価値を高めるためには、相手にも自分にもストレスがかからない方法でコミュニケーションをとることが大事です。例えば、相手の立場に立たず、攻撃的で一方的な伝え方をしてしまうことは相手にストレスを与えます。かといって、言いたいことを言わずに我慢するだけでは、自分にストレスがかかります。このどちらも、仕事の価値を高めることにはつながりません。相手に配慮しながら、発展的かつ協調的な自己主張をすることが、相手にも自分にもストレスがかからずに仕事の効率を高めるコミュニケーションの方法だといえるでしょう。

相手に配慮して人間関係を円滑にするコミュニケーションのコツ

相手を思いやる態度や言葉選びが、コミュニケーションを円滑にして、結果的に「発展的かつ協調的な自己主張」につながります。では、具体的にどんなポイントを押さえれば相手から見る自分の印象が良くなり、情報が伝わりやすくなるのか、その例を紹介します。

「私は~」を適度に使う

会話の中で口癖のように「私は~」を使うと相手を否定する言い方になり、自己主張が強すぎると感じられるため反感を買いやすいです。反対に、「私は~」が少なすぎてもいざというときに頼られにくく、信頼感を下げてしまいがち。事実は事実として伝え、「私は~」から始まる自分の意見とは別にすることでほどよい自己主張ができます。

アクティブリスニング

アクティブリスニングとは、「積極的傾聴」のことです。相手が話しているとき相づちを打ったり視線を合わせたりしながら、熱心に聞く態度を意識します。誰かの意見に耳を傾けることで新しいアイデアが生まれることもあり、自分の話も聞いてもらいやすくなります。

「ありがとう」を口癖にする

相手の立場を思いやるコミュニケーションでは自然と「ありがとう」の言葉が多くなります。仕事の場面ではつい、「すみません」を使ってしまうことはありませんか?ですが、「すみません」は遠慮しているから使ってしまう言葉で、実は相手への配慮に欠けていることが多いです。

ビジネスチャットでタイミングを伺う

仕事における相談や打ち合わせなど、ある程度の時間をとってコミュニケーションをとりたいことがありますよね。その際、急に話しかけたり、内線電話をかけたりすると自分の都合で相手の時間を奪ってしまうことになりかねません。「○○の件で話したいことがあるのですが、今お時間よろしいでしょうか」、「○時ごろ、打ち合わせしませんか?」と一声かけることで、じっくりと情報共有の時間をもつことができます。これらの最初の一声をかけるのに、有効なのがビジネスチャットです。ビジネスチャットは声かけも応答も手軽で、時間も場所も選ばないため、お互いを尊重したコミュニケーションに向いています。

知らず知らずに続けてきた相手への態度や言葉選びが、実はコミュニケーションの妨げになっているかもしれません。また、円滑に情報共有をするためには直接対話するのか、メールなのかチャットなのかなど、ツールの使い分けも重要です。この機会に仕事におけるコミュニケーションのとり方を見直してみてはいかがでしょうか。

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