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「使って良かったビジネスチャット」導入事例から見るチャットの効果

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今ではさまざまな職場において必須のコミュニケーションツールとなりつつあるビジネスチャット。メールよりも簡単にメッセージのやりとりができる手軽さや、時間と場所に関係なく情報共有ができるリアルタイム性などがそのメリットとして知られています。ですが、ビジネスチャットの利便性はそれだけではありません。実際に導入した企業からは、情報共有に関するメリットのほかにもさまざまな課題の解決に効果を実感したという声が多く聞こえます。実際の導入事例から、ビジネスチャットを使って良かった点についてまとめました。

情報の見落としを予防できる

テキストでのメッセージ交換のすべてがメールという状況では、大事な情報が埋もれて見落としてしまうことがしばしばあります。重要度や緊急性にかかわらず、同じメールボックスに蓄積してしまうからです。チャットならプロジェクトごと、送信者ごとに1つのスレッドとして集まっています。それまでにやりとりしたメッセージの履歴を確認しやすくなり、情報の整理がしやすくなります。素早く必要な情報を取り出すことができ、作業や対応の漏れがなくなることで業務効率の向上を図ることができます。

誤送信しにくい

メールの失敗でありがちなのが、間違った人へ送ってしまう誤送信。情報漏えいに直結する誤送信の防止は、企業にとって重要な課題といえるでしょう。メールの場合は社内宛のものと社外宛のものを区別なく、同じメーラーで送受信します。そのため、社内での誤送信であれば良いですが、社内向けのメールを社外に送ってしまう、あるいは取引先へのメールを別の取引先に送ってしまうなどの誤送信がありえます。メールでは本文ごとに宛先となるメールアドレスを直接打ち込む、もしくは選択するので、送信先を間違えやすいのです。ビジネスチャットはあらかじめ連絡先に登録されているユーザーにだけ送信でき、送信先ごとにスレッドができます。宛先を間違えにくい仕様なので、誤送信の防止に効果的といわれています。

投稿したメッセージが削除できる

ビジネスチャットが誤送信による情報流出を防止できる理由がもう1つ、送信したメッセージを削除できるという点にあります。メールは送信すれば相手の元へ届きます。チャットであってもコンシューマー向けのLINEでは、送信したメッセージは自分の画面から削除できても、相手の画面までは操作できません。送り先や内容を間違えたメッセージはそのまま受信者の手元に残ってしまうのです。InCircleなどのビジネスチャットであれば送信したメッセージを相手側のスレッドからも削除ができるので、万が一誤送信してしまった場合でも対処できます。誤送信の対策に効果的ですし、先に送っていた情報に変更があった場合、過去のメッセージは削除して最新の情報を送ることで、混乱を避けることにもつながります。

チャットツールをプライベートと分けられる

自社にビジネスチャットツールが導入されていない場合、社員がプライベートで利用しているLINEなどのチャットツールで業務連絡をとりあってしまうという事態が多く見受けられます。そのため退社後や週末など、業務時間外でも仕事上の連絡が入ったり、プライベートの会話と仕事上の連絡が混在したりします。これでは社員に負担がかかりすぎてしまうのです。ビジネスチャットを導入することで、仕事上の連絡に個人のLINEを使わずにすみます。プライベートとビジネスを分けることができ、社員の満足度が高まるようです。
これまでにビジネスチャットを導入した企業からは業務効率化や情報漏えい防止、社員の満足度上昇などを実感したという声が多く見受けられました。ビジネスチャットは「ただのメッセージツール」ではなく、さまざまな効果が期待できる画期的なツールだといえるでしょう。

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