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ビジネスチャット、いつ使う?メールとチャットを効果的に使い分けるヒント

今や多くの企業でビジネスチャットの導入が進んでいます。ですが、だからといってメールが不要になったとは言い切れません。シーンや内容によってチャットとメールを使い分けることでより効果的な情報共有をすることができるでしょう。とはいえ、チャットもメールもテキストでメッセージを送る点が同じですから、慣れないうちはどのように使い分けるべきか悩むこともあるでしょう。メールとチャットの特徴を比較しながら、使い分けのコツを紹介します。

送り先によって使い分ける

まずは誰に連絡するかによって、メールかビジネスチャットかの使い分けができます。ビジネスチャットは基本的に社内用のコミュニケーションツールです。そのため、社外の人に連絡する場合はメールを使うことが多いでしょう。また、社内の人に対しては、相手の立場や習慣によってチャットかメールかを使い分けるというパターンも多いです。普段からLINEなどのチャットアプリを使用している同世代の人ならビジネスチャットが便利でしょうし、まだチャットに慣れない年配の人にはメールのほうが楽と思われるかもしれません。相手によって、より情報が伝わりやすいと思われるツールを選ぶように心がけます。

相談事はチャット、決定事項はメールでもOK

チャットはテキストで会話をするためのツールですから、情報交換やアドバイスを受けるような相談事には便利です。一方、すでに決定している連絡事項は文章が長くなってしまうことも多いです。この場合、一通に見やすくまとめて送信できるメールのほうが、情報が正確に伝わりやすいでしょう。会話か連絡事項かによってチャットとメールを使い分けるのも効果的です。

急ぎで返信がほしいものはチャット

相手のリアクションをより急ぐもの、緊急性が高いものについてはチャットが有効でしょう。チャットは受信するとプッシュ通知で連絡が入ったことがわかりますし、お互いに短文でメッセージを送りやすいという長所があります。チャットならよりスピード感のあるやりとりができるでしょう。メールの場合は基本的には受信側が都合のよいときにメールボックスを開いて一気に内容を確認、返信するという使い方をします。特に急がない内容のもの、時間があるときに確認してほしいものはメールで送ることで相手への配慮になるでしょう。普段から緊急性に応じて使い分けておくと、相手側も「チャットだから急いでいるのかな? 早く対応しよう」というように、自然と優先順位を上げてくれることも期待できます。

エビデンスとして残したいものはメールも有効

チャットは特定のトピックスについて1つのスレッドで会話できるものなので、記録としての機能も持ち合わせています。ですが、チャット内における情報はあくまでも会話の中で登場したもの。重要な内容も他の発言と同様にタイムラインの中に埋もれ、後戻りして情報を探す際に不便です。そのためエビデンスとして残す場合はチャットのみでは不足することもあるでしょう。チャットで打ち合わせをして決定した内容は、改めてメールにして関係者に送ることでわかりやすい情報になります。体裁を整えなくてはならないというのはメールのデメリットとして挙げられていますが、ある程度まとまった情報を伝える場合には細かく体裁を整えられるメールが有効になることもあります。例えば会議やイベントの案内のように、日時や場所など多くの情報を伝える場合は改行やスペース、記号を使って1ページにまとめたほうが伝わりやすいでしょう。エビデンスや書類として残すものについてはメールを活用するのもおすすめです。

「メールは手紙」、「チャットは会話」です。相手、要件やトピックス、緊急性、目的などに合わせてその場にふさわしいコミュニケーションツールを選ぶことで、情報共有がより効果的なものになるでしょう。

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