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業務効率化にはビジネスチャットでタテ方向のコミュニケーションを促そう!

社内の人間関係は意外に複雑です。同僚、同期、先輩、後輩、上司、部下など。社内のコミュニケーションを考えたとき、「関連する部署とはうまくいっているな」「同期とも結構連絡とりあっているし」と思う人はいるでしょう。しかし、業務の効率化や生産性の向上を考えたとき、社内のコミュニケーションで鍵になるのはヨコのつながりではなく、タテのつながりかもしれません。部下からの報告や連絡の状況はどうでしょうか? 今回は、部下の「報・連・相」を促す方策を考えてみましょう。

「報・連・相」が必要なことを伝える

2000年以降に社会人となったミレニアル世代はデジタルネイティブとも呼ばれ、「ソーシャルスキルが劣っている」というイメージがありますが、実際には人と直接交流するのが特別に苦手なわけではありません。しかし、この世代の部下からの報告や連絡が十分ではないと感じるならば、「報告や連絡が必要である」ということが認識されていない可能性があります。仕事が完了したときだけではなく、中間報告も必要なこと、具体的にどのような段階での報告が欲しいのかについて伝えましょう。

「報・連・相」しやすくなる環境を作る

朝礼などの際に「報告や連絡はきちんとおこなうように」と言っても、すぐに状況が改善することは期待できません。できるものならば、もうすでにやっていると考えた方がよいでしょう。そこで、考えなければならないのが、報告や連絡がしやすくなる環境を作り出すこと。そのために活用したいのがビジネスチャットです。チャットツールを用いての連絡や報告は、かしこまらず気軽にできるところが利点です。
用件のみの短文でのやりとりなので、頻繁なやりとりも面倒ではありません。仕事の状況などは、かしこまった報告を受けるよりも、気楽なメッセージのやりとりでちょっとした連絡を頻繁に受けているほうが把握しやすいでしょう。ふだんから部下の状況を把握できていると、適切なタイミングで部下に具体的な助言をすることも可能になります。また、万が一の問題の発生にもいち早く気がつくことができるでしょう。
さらに、新入社員や異動したての社員にとっては、チャットログでプロジェクトの経過が把握しやすかったり、わからないことがあったときに質問しやすかったりという利点があり、即戦力になるまでの時間が短縮できるでしょう。

「報・連・相」に耳を傾ける

コミュニケーションは双方向のやりとりです。したがって、部下から報告や連絡、相談をしてもらいたい場合には、こちらは常に「傾聴する」という姿勢を明確に示さねばなりません。報告書についても、きちんとフィードバックをおこないましょう。もちろん、ビジネスチャットのメッセージにも応答を。ビジネスチャットについてはルールを決めておけば、一つひとつのメッセージに毎回返事をしなくてもよいかもしれませんが、メッセージは受け取ってばかりではなく、調子はどうか、うまくいっているのか、今日の商談の首尾はどうだったのかなど、部下に対して関心があることをこまめに伝えるようにしてください。

「報・連・相」が大切であることを実感してもらう

ビジネスチャットと並行して、ときには、顔を合わせて報告を聞く必要があります。ミーティングの後にはいつも個別に話を聞くなど、ルーチン化した機会を作りましょう。ビジネスチャットでふだんから細かな連絡を受けていると、顔を合わせたときに突っ込んだディスカッションが可能になり、部下にも「報・連・相」をおこなうことは有効な時間の使い方だと認識してもらえるでしょう。

ビジネスチャットの有効活用で業績アップ

「いちいち報告するのは面倒くさいな」と考えている部下からまめに連絡や報告をいれてもらうには、連絡や報告に手間がかからないビジネスチャットが最適です。LINEを使い慣れている部下ならば、気楽に連絡してきてくれるでしょう。部下の仕事の状況をしっかり把握して、業績アップを目指してください。

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