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部下が業務でLINEを使っているのを見かけたら、ビジネスチャット導入の時期がきたサイン!

近年は会社の業務連絡にもLINEを使う人が増えてきています。しかし、会社が公式の連絡手段として認めているケースは多くありません。つまり、そのほとんどが「シャドーIT」ということになります。実際には、どのくらいの人が業務で使っているのでしょうか? LINEを業務に使うことに対して、どのように感じているのでしょうか? 調査データを見ながら、社内のコミュニケーションツールについて考えてみましょう。

業務連絡へのLINEの使用率は?

LINEが登場したのは2011年のこと。あっという間の勢いで普及したのはご存じのことでしょう。MMD研究所の「2015年版:スマートフォン利用者実態調査」結果でも、LINEの利用率は20代で93.8%、30代で90.1%、40代でも88.0%となっており、驚くばかりの浸透率の高さです。
みんなLINEを使っているのでしたら、職場でもちょっとした業務連絡につい使ってしまいたくなる人は少なくないでしょう。では、業務での使用率はどうなっているのでしょうか?
2014年のMMD研究所の調査では、仕事関連の人へのコミュニケーションツールとして、LINE をよく利用している人が43.3%、たまに利用している人は18.1%と出ています。20~29歳の人に限るとこの利用率も、よく利用している人が62.6%、たまに利用している人14.0%。30~39歳でよく利用している人41.0%、たまに利用している人20.5%となっています。予想していたよりも、業務連絡に利用している人が多いと思った人もいるのではないでしょうか。

「シャドーIT」の意識はある?

20代では仕事関連にLINEをよく利用する人が約6割を超えるという調査結果がある一方で、総務省の平成27年版情報通信白書の「SNSを利用する際の注意事項の実施状況」によれば、仕事の具体的な内容など守秘義務のある情報を書かないように、非常に気をつけている人が20代以下で45.3%、気をつけている人も40.1%います。30代でも、非常に気をつけている人が47.6%、気をつけている人は42.1%。40代も、非常に気をつけている人46.5%、気をつけている人46.1%となっています。
LINEを用いての業務連絡では、話の流れから重要な情報に触れることはありえるでしょう。特に急いでいる場合など、その点に関してだけ別手段で連絡となることは考えにくいことです。また、やりとりの気楽さから、情報漏えいのリスクに対する意識が低くなってしまっている可能性もあるでしょう。「非常に気をつけている」「気をつけている」と回答した人が合わせて80%以上という結果であっても、安心はできません。

業務でLINEを使うことは歓迎?

ところで、みながみな、好んで業務連絡にLINEを用いているわけではないようです。プライベートな連絡と業務連絡が混ざった状態は落ち着かないと感じる人は少なくありません。もちろん、社外秘の情報を誤送信してしまわないかとストレスに感じている人もいます。
前出の2014年MMD研究所の調査でも、44.2%の人は「プライベート用なのであまり仕事仲間・取引先の人とは使いたくない」と回答しています。

LINE使用は必ずしも効率的ではない?

また、業務の効率を考えた際にも、LINEの使用が必ずしも効率的であるとはいえないのです。というのは、業務用のメッセージがプライベート用のメッセージに埋もれてしまうことがあるからです。見落とさないようにと常に集中してメッセージをチェックしなければならないのでは、それだけで消耗してしまいます。実際に、重要なメッセージがタイムラインで流れてしまうので、後で見直しにくいという声があります。

ビジネスチャットの導入を検討しよう

それでも、LINEを業務に使ってしまうのは、そのリアルタイム性、グループによる情報共有の簡便性など、得難い機能があるからです。しかし、LINEの業務利用に高いリスクが存在することは厳然たる事実です。そこで、LINEに代わる管理性およびセキュリティが確保されたチャットツール、ビジネスチャットの出番なのです。セキュアなビジネスチャットならば、プライベートと混ざることがなく、情報漏えいを心配する必要もないので、より効率的に連絡をとりあうことができるでしょう。
もし、部下がLINEで業務連絡をしているのを見かけたら、それはビジネスチャットを導入すべきサインです。ぜひ、導入を検討しましょう。

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