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ITリテラシーのギャップを埋める!ビジネスチャット活用術

さまざまな年代、バックグラウンドの人が集まる組織では、ITリテラシーのレベルもばらつきがあります。社内のIT化を進めるにあたり、ITリテラシーに差があると、なかなか意識の統一化が図れず、失敗するもとになります。一方、デジタル化の中でも、ビジネスチャットは導入にあたって比較的ハードルが低く、幅広い年代で受け入れられやすいようです。ビジネスチャットが組織で受け入れられやすい理由を探ります。

「例外社員」が失敗のもと!!

身の回りに、高齢だったり、社歴が長かったりして、新しいシステムを導入してもなかなか新しいやり方になじめない人はいませんか。IT化を進めるときに失敗しやすいのは、そういう人に対して、例外対応を認めてしまうこと。例外を設けてしまうと、新しいシステムに順応しようとしているほかの人のやる気をそぐ結果になり、結果的に全社的な失敗を呼びやすくなります。
対策としては、システム部門だけが対応するのではなく、社内横断的に各部署からメンバーを選抜し、「導入委員会」のような組織を立ち上げてしまうこと。各部署でメンバーを選抜することで、導入後になにかトラブルが発生した場合でも、基本的な操作方法などであれば、システム部門がいちいち対応しなくても部署内での解決が図れます。
組織的な導入が難しい中小企業であれば、経営者が「どうやってもシステムを導入する」という姿勢を示し、トップダウンで導入を推進するのが社内に浸透させるための最も近道です。

ビジネスチャットは誰にでも使いやすい!!

スマートフォンが普及するなか、「LINE」のようなチャットアプリは、コミュニケーションのメインストリームになりつつあります。
昨今、スマホ世代の新入社員はパソコンが使えず、メールの書き方も知らない……という現象が発生している、という話題がネット上で盛り上がりました。テクノロジーは急速に移り変わっていくため、デジタルデバイドは、高齢世代だけでなく、若年世代の間でも起こる可能性があります。
その点、ビジネスチャットなら、その他のITツールに比べてUIがわかりやすく直感的に操作しやすいのが利点です。日ごろからプライベートでなじみのあるLINEを使っているような感覚でとり入れられるので、どの世代にとっても導入にあたっての心理的なハードルが低く、受け入れられやすいのです。

ビジネスチャットで社内連絡を劇的に効率化

ビジネスチャットのよいところは、双方が端末の前におらず、リアルタイムに連絡がとれない状況でも、メッセージを残すことで「非同期コミュニケーション」がとれるという点にもあります。電話やテレビ会議などと異なり、ふだんから肌身離さず持っている人が多いスマホにメッセージを残せます。プッシュ通知を利用すれば、スマホのロック画面上にメッセージが表示されるので、見落としがありません。例えば、接客で忙しい店舗間のやりとりや、外回りの営業パーソンへの連絡ツールとしても活用できますね。
また、「既読」機能もあるので、メッセージを確認してもらえているのかどうか、やきもきする必要もありません。ビジネスメールのようなあいさつの定型文などが必要なく、短時間で返信できるのも、忙しいビジネスパーソン向きです。

大人数でのやりとりや、リモートワークにも活用できる

ビジネスチャットはログが残せるので、大人数でのやりとりにも向いています。大人数に対してメールで一斉に通知しようとすると、CC漏れなどが発生しやすいものですが、ビジネスチャットであればチームごと、プロジェクトごとなどで設定したチャットルームに参加しているメンバー全員が同じ情報を共有できます。
昨今は、在宅勤務などのリモートワークが広がっていることに加え、フレックスタイムやワーキングママの時短勤務のように勤務時間が異なるメンバーが一緒に働く機会が増えています。柔軟な働き方を実現するためにも、ビジネスチャットの非同期コミュニケーションは今後ますます需要が増えていくでしょう。

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