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メール?LINE?ビジネスチャット?情報連絡手段、どう使い分けている?

「Skype」や「チャットワーク」、「Slack」といったビジネスチャットツールの普及が進んでいます。一方、セキュリティ面ではあまり推奨されませんが、LINEをビジネスで活用している人もいるでしょう。メール、チャットアプリ、ビジネスチャットと連絡手段が多彩になるなかで、ビジネスパーソンはどのように使い分けているのでしょうか。

LINEでの業務連絡を失礼だと感じる人は●%!

日本ビジネスメール協会の調査(2015年版)によると、仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は、「メール」(98.3%)が最も多く、「電話」(92.6%)、「会う」(82.2%)と続きます。この並び順は、2011年から変わりません。一方で、失礼だと思う連絡手段の上位は「LINE」(50.8%)、「Twitter」(41.7%)、「Facebook」(35.0%)です。上司や仕事関係者とプライベートのSNSでつながりたくないと考えている人も多く、そういった心理から、LINEなどで業務連絡されると失礼だと感じてしまうのではないでしょうか。
ソーシャルメディアは、仕事関係者、特に親しくない人や社外への連絡には、まず避けたほうがよい手段だといえます。

連絡手段、どうやって使い分ける?

では、ビジネスパーソンは実際、どのように情報共有や連絡の手段を使い分けているのでしょうか。そこにはシチュエーションややりとりする相手との関係性に配慮するなど、さまざまな「コツ」があるようです。

社内と社外で使い分ける!!

社内の連絡はチャットツール、社外はメールという人が多いのではないでしょうか。あいさつや定型文のあるビジネスメールのほうがきちんとして見える、という理由や、セキュリティの問題、企業によって使っているツールが違うといった事情から、本音では「気軽なビジネスチャットで統一したい」と思っていても、なかなか社外の相手にまでチャットツールを利用するという段階には至っていないようです。

相手の年代やITリテラシーで使い分ける!

ひと昔前なら、「メールの連絡なんて非常識」と言われたものですが、何事も効率化が求められる最近はさすがにそういう意識はうすれてきているようです。逆に、相手の時間をとってしまう電話での連絡より、緊急でなければ空き時間でチェックできるメールやビジネスチャットで連絡してほしいという人も増えています。
高齢だったり社歴が長かったりする人はなかなか新しいツールになじめないことも多いもの。ビジネスチャットでの気軽なやりとりと比べて仕事の効率は落ちますが、そういう人にはメールできちんと報告を送ったほうが無難です。

やりとりする人数で使い分ける!

メールは便利な手段ではありますが、「1対多数」のコミュニケーションにはあまり向いていません。プロジェクトの進捗を話し合うような場面では、ログが残るビジネスチャットが便利だということで、チャットを活用している人が多いようです。ビジネスチャットなら、チャットルームに登録されている人は全員ログを共有できるので、大人数でのメールのやりとりで起こりがちなCC漏れなんて事態も防げます。
特に、最近は海外拠点との業務や、フレックスタイム、ワーキングママの時短勤務のように、勤務時間が異なる仲間とチームを組んで仕事をする機会も増えているでしょう。そうした場面にも、非同期コミュニケーションがとりやすいビジネスチャットは適しています。

デキるビジネスパーソンは連絡手段を使い分けている!

ここまでご紹介したように、連絡をする相手との関係性や、相手の年代、ITリテラシーの違いなどによって、連絡手段は使い分けていく必要があります。多少面倒に感じるかもしれませんが、IT技術が進歩するなかで、通信手段も多彩になっている現代、コミュニケーションをより円滑化するためにも、連絡手段を今一度見直してみてはいかがでしょうか。

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