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ビジネスチャットで日報いらず!?報告業務を短縮するアイデア

企業では営業部門を中心に、部下から上司へ日報という形で業務報告を求めていることが多いでしょう。ですが、1日のトピックスを文章にしてまとめ、決められたフォーマットに落とし込むという作業は簡単なことではありません。企業の売上に直接貢献する業務や作業ではなく、報告のために長い時間がかかることに頭を抱える営業パーソンは多いのではないでしょうか。そこで、業務報告のツールとしてビジネスチャットの活用を提案します。ビジネスチャットを日報のような報告業務に活用することで業務効率化を図ることができ、しかも上司と部下の間の情報共有もより効果的になると期待できるのです。

ビジネスチャットは報告業務を安全に短縮化するツール

まず、なぜビジネスチャットが報告業務を短縮できるかについて考えてみましょう。ビジネスチャットはメールのようにあいさつや前置きなどが不要で、要点だけをテキストで送信することができるツールです。口頭で伝えるには時間の配慮が必要だったり、メールでは文章を作成するのに時間を要したりしますが、ビジネスチャットならいつでも簡単な文章でメッセージのやりとりができます。また、プッシュ通知機能があるため情報共有のリアルタイム性が高いのも魅力です。LINEのような無料のアプリでも同じことが言えますが、企業側でアカウントの管理ができず、一度送信したメッセージの削除ができないという欠点があります。顧客情報や社外秘事項などをやりとりする業務報告などの仕事で使うには不向きです。ビジネスチャットなら、セキュアかつ迅速に社内の情報共有ができるため、日報代わりに活用できると考えられます。

適切な運用ルールの制定が成功へのポイント

実際に日報業務の短縮化という目的でビジネスチャットを活用する場合、運用ルールが重要になります。これまでと同じタイミング、フォーマットでの提出では業務効率アップという効果は期待できません。例えば、1日の終わりにその日のことをまとめて報告するスタイルを止め、ユーザー対応やトラブルの都度上司にビジネスチャットで報告するという方法が考えられます。営業担当者は対話の内容を忘れないうちに報告でき、移動時間や隙間時間を活用することができます。もちろん文章も前置きなどはせず、要点だけで済むので手軽です。上司側も、その都度報告があれば営業パーソンのその日の行動がリアルタイムでわかり、何かトラブルや問題があったときにもすぐさまフォローすることが可能です。報告する側、受け取る側の両者にとって負担が少なく、情報共有が効果的になるようなルールを設定するのがポイントです。

メンバーとの情報共有がチーム力をアップする

日報の場合は上司と部下の二者間でのやりとりになることが多く、ほかのチームメンバー間ではそれぞれの動きが見えにくいことがあります。結局自分の仕事は自分だけでこなすことになり、せっかくチームを組んでいてもその効果が発揮されにくいでしょう。チームのメンバーのスケジュールや仕事の進捗状況を把握できればメンバー同士でのサポートがしやすく、チーム力を活かすことができます。グループチャットの機能を使ってチーム全員で報告の内容を共有することで、メンバーそれぞれが自発的にお互いを助け合うシーンが増えると考えられます。おおまかなスケジュールや案件の内容についてはグループチャットで全員と共有して、案件ごとの細かい状況については上司と部下の個別チャットで共有する方法も良いでしょう。
これまで当たり前とされていた業務を異なる形に変えることは、少し勇気が必要かもしれません。ですが、課題を解決するためにはこれまでのやり方とは何かを変え、進化させなくてはなりません。「今までずっとやっていたから」続けている日報の姿を見直して、ビジネスチャットを使った簡単で効果的な日報に進化させてみてはいかがでしょうか。

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