情報共有ツールは効果的?
〜InCircleマネジメント〜

「複雑な情報共有ツールを導入しても、効果はあまり期待できない」

多くの企業でグループウェアやイントラネット、メーリングリストというツールが情報共有ツールとして使われています。しかし、わざわざ情報共有のためのツールを導入したのに、あまり効果がなかったという企業も少なくありません。
ダイヤモンド・オンラインが2015年、営業支援ツールを導入した企業のビジネスマンを対象に調査を行ったところ、導入効果がわからない、導入効果は無かったという回答が10%強もありました。導入効果が上がらない理由として、半分以上の回答が運用面の問題を挙げています。

グループウェアやイントラネットは運用が大変

  • 具体的には、情報入力が全員に徹底できず、必要な情報がツールに入っていないので意味がない。
  • 多くの人が、情報が大量に入力されると、今後は情報量が多すぎて、必要な情報にたどり着くまで時間がかかっていまう。

使いこなせない情報共有ツールには意味がありません
情報共有ツールには機能が多く、優れている反面、容易に使いこなせないものが少なくなく、そのため、ツールを頻繁に利用する人と、面倒くさくて全く利用しない人との差が生まれしまうのです。皆が最初から簡単に使える仕組みであることが情報共有の実現には重要です。

InCircle活用事例: IT関連ベンチャー企業

この会社は業務拡大に伴い、営業部門に毎日のように中途社員が入ってきており、一方で移動や退職も少なくありません。以前は担当社員が営業情報を管理し、営業情報は口頭か電子メールで行っていましたが、どうしても漏れや間違いが発生するのと、そもそも誰が本当の挙客の情報をしっているかのさえよく分からないということが起きていました。このため、引継ぎ漏れが大量に発生し、顧客からクレームが入ることもしばしばでした。この状況を打開するためにインサークルが導入されました。

まず各事業部ごとにトークルームを作成し、営業報告をしてもらうようにしました。チャットのような形で簡単にできるので情報入力が進みました。さらに顧客ごと、プロジェクトごとのトークルームも作成し、社員同士のやりとりをできるだけ口頭ではなく、インサークルで行うように徹底させました。そもそもこの会社では人の出入りが激しいため、複雑な情報共有ツールの導入は社員教育が難しく実現出来なかったのが、簡単に導入できました。情報が蓄積されるようになって以降、異動や退職に伴う引継ぎもスムーズに出来るようになりました。

導入効果

  • 該当するトークルームにトークするだけで全員が手軽に情報共有
  • 営業ノウハウを蓄積できるようになった
  • 途中から参加しても情報を把握できる

営業に関する情報が蓄積され、共有されるようになったことで、顧客からのクレームが減り、各社員の顧客対応のモチベーションも上がったというコメントを頂いています。