「日報からは、有益な情報は得られない」
〜InCircleマネジメント〜

営業マンの40%は、日報に嘘を書いてる

多くの企業で営業管理の手法として部下に日報を書かせるということをしています。しかし実際には、日報にはあまり意味がありません。日経ベンチャー誌が2006年に行った営業社員を対象に実施したアンケートでは営業日報が義務化されているという回答した営業社員が53.9%で、そのうち半数以上の人が「営業日報は実施しているが、手間や時間の割りに意味がない」と回答しています。そのアンケートでは、更に「営業日報で、虚偽の報告をしたことがある」と回答した人が40.7%おり、「悪い情報を意識的に上司に報告しなかったことがある」と回答した人も32.6%いました。
営業社員の日報はそもそも上司にとって正確な情報を把握する手段とはなっていないということです。一方で、プレジデント社が2008年に行った営業管理職へのアンケートでは、「部下の日報に必ず毎日返信していますか?」という質問に対し、「ほとんどしていない」と回答した人が76%でした。つまり、日報は上司側の活用度も低いということです。1日の終わりにその日のことを思い出して書こうとしても、人間は忘れるものですし、冷静になってみると、上司の評価を気にして事実を書かなくなるということも普通にあることなので、日報は、上司と部下とのコミュニケーションツールとしては、役に立っていないことになります。

課題

  • 営業日報には意味がない
  • 手間や時間がかかる割に得られるものが少ない
  • 虚偽の報告をしたことがある 40%
  • 悪い情報を報告しなかったことがある 32%

営業マンが嘘を書いてしまったり、上司がうまく活用できない原因のひとつしてあげられるのが、日報の性質が「1日の終わりにまとめて書く」という性質にあります。

上司にとって、日報に書かれた内容は、リアルタイムではなくて、すでに過去の情報であり、すでに、終わってしまった営業活動の報告は緊急性がない内容だと上司は見てしまいます。日報に対するレスポンスが悪くなってしまうのは、そのためではないでしょうか?
また、部下は、部下でその日のことを振り返り、提出物として日報を書くので、どうしても冷静になり、この程度の成果だと評価が下がるとか、こんなことを書いたら上司にどう思われるだろうと考え、日報を書くのに何時間もかけてしまうという非常に効率が悪く、ナンセンスなことになっています。
営業マンは、1日に何社ものクライアントを回ります。例えば、午前中のクライアントとのやり取りに今後のビジネスヒントになりそうな発見があっても、日報を書く頃には、忘れてしまっているかもしれません。

重要な情報確実に共有し、有効活用するためには、日報以外の方法を考えるべきではないでしょうか?

ソリューション

  • 日報は、すでに過去の情報
  • 日報を書くのに何時間もかけてしまう
  • 日報を書く頃には大事な事を忘れてしまう

InCircle導入と同時に日報を廃止した。

セオリー1でもご紹介したバッファローITソリューションズ様営業部様の事例になります。バッファロー様ではInCircleを導入する際に、日報を廃止しました。営業先をひと回り終えるごとに、社員にチャットで報告させるようにしたのです。チャットでのやりとりの蓄積を日報の代わりにすることにしたわけです。上司は1日の終わりにまとめられた日報よりも、よほどリアルな情報を手にすることが出来るようになりました。

InCircle活用事例: ITメーカー

  • 営業先をまわり終える毎にチャットで報告
  • 同時に複数のメンバーと情報共有

導入効果

  • リアルタイムに情報を入手できるようになった
  • 営業活動報告が楽になった

従来の日報では限られた人数でしか情報を共有することができず、タイムラグも発生していましたが、チャットで一度に複数の情報を伝えることが出来るようになり、更に必要に応じ、上司や同僚からすぐにレスポンスが返ってくるようになりました。上司はリアルな情報が得られるようになり、社員の方も移動中などスキマ時間を使って活動報告が出来るようになり、わざわざ社に戻ってから日報を書く必要がなくなったため、楽になったというコメントを頂いています。上司は1日の終わりにまとめられた日報の代わりに、リアルタイムな情報を手にすることができるようになりました。

社員の方も移動中などスキマ時間を使って活動報告が出来るようになり、わざわざ社に戻ってから日報を書く必要がなくなったため、楽になったというコメントを頂いています。
メールでの営業日報を廃止し、リアルタイムのホウレンソウを実現することにより、業務効率が1.5倍になったとのことです。また、営業マンの稼働率、モチベーションが大幅に上がり、新規サービスの売上も3倍にアップしたということです。