「電話やメールでは、休日のトラブルに対応できない」
〜InCircleマネジメント〜

情報共有は、トラブル対応の要

深夜や休日で、社内に社員がいない場合や、社員がいたとしても、関係者や責任者が全く違う場合にいる時には、途端に情報共有は難しくなります。緊急に対応が必要な場合には、いろいろな情報が飛び交いますが、まずは事実の正確な把握が大事です。

課題

  • 深夜や休日のトラブル対応
  • 関係者や責任者がオフィスにいないときの情報共有

トラブル解決のチームでは、常にリアルタイムで共有する必要がありした。

しかし、関係者全員、もしくは、大多数がオフィスにいるときであれば、比較的簡単に対応できますが、トラブルは時間や状況を選んでくれません。深夜や休日、オフィスに誰もいないときにトラブルが発生した場合、どうやってスムーズに対応することができるでしょうか?

必要な対応

  • いつ、どこで、何が起こったのか。
  • 想定される原因は何か。
  • トラブル解決に必要なメンバーは誰か。
  • 誰がどのような初期対応を行い、それにより状況はどう変わったか。

実は、私も以前、トラブルに見舞われて肝を冷やしたことがあります。あるとき、大事な取引先から私の携帯に連絡が入りました。システムトラブルが発生し、急いで対応して欲しいという内容でした。しかし、休日で、私は、東京を離れていて、オフィスに電話をしても、誰も出ません。はじめは、電話とメールでやり取りしていたのですが、電話は、1対1でしか話せないという欠点があり、メールではすぐに、やり取りができないという欠点があります。Aの社員と話しているうちに、Bの社員から連絡が入ったり、Cの社員に指示を出している間にDの社員の対応によって、トラブルの状況が変わったり、一向に埒があきませんでした。これはまずいと思った時に、InCircleを使うことを考えました。

ソリューション

  • 電話は、1対1でしか話せない
  • メールは即時性に欠ける
  • 複数に指示を出している間にトラブルの状況が変化

InCircleは、緊急、災害にも強いツール

緊急対応のトークルームを作成してすぐに、関係者全員を作成したトークルームに入室させ、それぞれが行っている作業や把握している情報を共有し、対策を指示しました。混乱していた情報がすっきりと整理され、スムーズに対応することができました。もし、そのまま、電話とメールだけで対応していたら、被害はもっと大きくなっていたかもしれません。緊急事態が発生し、複数の人間でリアルタイムに情報を共有しなければならないとき、電話やメールは、あまり役に立たないのです。InCircleを活用することで、非常時の状況が把握でき、適確に指示を出すことで、緊急連絡を迅速、かつ、確実に行うことがができます。

導入効果

  • 緊急対応のトークルームを作成
  • 関係者全員を入室