事前の情報共有で ミーティングの時間を短縮し、内容を濃くする ことができる
〜InCircleマネジメント〜

会議が5分長引くと生産性は8%損なわれる

組織を運営する人にとって、ミーティングをいかに短く、中身の濃いものにするかは、常に考えなければならない課題です。最近、無駄なミーティングは廃止し、効率化を図るべきであるという意見を、よく耳にするようになりました。このような意見が出るのは、実際の会議がムダと感じられることが多いからで、リクルート・Tech総研が2004年に25歳から39歳のエンジニアを対象に行ったアンケートによると、「会議の30%以上はムダだ」と感じている人が全体の84%でした。また会議をムダだと感じる理由については「メールや社内BBSで済む内容だったとき」がもっとも多く、39%を占めていました。世界的なコンサルティング会社であるベインアンドカンパニーのパートナー、ジェームズ・ルート氏は「会議が5分長引くと、生産性は8%損なわれる」と言っています。

課題

  • ミーティングをいかに短く、中身の濃いものにするか
  • 実際の会議の30%以上が無駄 84%
  • メールや社内BBSで済むとき 39%

日米のミーティングの違い

最強のチームをつくる20のセオリーの著者でもあるAOSモバイルの原田社長の経験談ですが、彼女は、2001年に渡米し、アメリカで10年働いたのですが、帰国して、久しぶりに日本で働き始めたときに強く感じたのが、日米の内部ミーティングのあり方の違いでした。分業が進んでいるアメリカ企業では、一人ひとりの仕事の範囲が細かく決められていて、平社員であっても、任された仕事に対しては全責任を追います。横のつながりが希薄で、同じ部署であっても、同僚に自分の仕事の進捗を報告する必要がありません。誰とどこまで情報を共有すればいいかがはっきりしており、たいては、その相手とマンツーマンでやり取りをします。部署内のミーティングが行われることもありましたが、回数は少なく、内容もあっさりしたものでした。
しかし、日本企業では、連絡事項の伝達から意思決定に至るまで、すべてミーティングで行われます。そのため、どうしてもミーティングの回数が多くなり、時間も長くなってしまいます。日本企業は、チームで動きます。ただ、会議の時間だけを短くしてもうまく機能しないというのが現実です。

アメリカ 分業化が進んでおり、一人が任された仕事に全責任を負う
日本 連絡事項の伝達から意思決定にいたるまですべてミーティングで行う

ミーティングの改革に必要不可欠なものは、事前の情報共有です。必要な情報、共有されるべき情報がミーティング前に、確実にメンバーにいきわたるようにすることが必要です。それができて、初めて、ミーティングでのブレーンストーミングや意思決定が内容の濃い、意味のあるものになるからです。

ソリューション

  • ミーティングの改革に不可欠な事前の情報共有
  • 必要な情報、共有されるべき情報がミーティングの前にメンバーにいきわたるようにする。

InCircleミーティングで、時間は半分以下に、質は2倍以上に

導入効果

  • InCircleのトークルームに必要な情報を書き込むことで事前に情報を共有できる。
  • InCircleは会議の効率化と質向上の新しいインフラとして機能します。

ミーティングにはいろいろな種類がありますが、どのようなタイプのミーティングでも、効率化の為に重要なことがあります。今まででは、会議の内容をメール送っていましたが、メールだと、たとえ重要な内容であっても古いメールはどんどん埋もれていき、しかもCCに入っているメンバー全員がメールに目を通すとは限りません。結局、やりとりの数が多くなり、かえって効率が悪くなるおそれがあります。その点、InCircleなら、ミーティング用のトークルームを作り、それぞれが必要な情報を書き込むことで、事前に情報を共有することが出来るようになるのです。会議中に確認したいことがあっても、手元のスマートフォンで、すぐに キーワード検索をかけることが可能です。リアルなミーティングでは、話の流れや場の雰囲気から発言できなかっ た部下が、あとからトークルームに意見を書き込むこともあります。
こうした発言も、チャットならすぐに全員で共有できますし、そこから議論が展開されることもあります。このように、InCircleはミーティングを効率化し、かつミーティングの質を高める新しい機能を持ったインフラとして機能しました。