セキュリティ面で脆弱な電子メール
〜InCircleマネジメント〜

電子メールが普及して以来、私たちは多くの情報をメールでやりとりするようになりました。しかし、メールはセキュリティ面において非常に脆弱(ぜいじゃく)で、さまざまな危険性をはらんでいます。そのため、本来は、重要な情報を扱うのにあまり適していないともいえます。
メールのリスクとして、まず挙げられるのは、ウイルスです。情報処理推進機構(IPA)によると、2005年以降、同機構が受けているウイルスの届け出件数は年々減っているそうです。
しかし、その反面、手口は悪質化・巧妙化しています。たとえば、2015年5月、日本年金機構のパソコンが標的型攻撃メールによってウイルスに感染し、約125万件の個人情報が流出して、大きな話題となりました。標的型攻撃メールは特定の組織や人などをターゲットとしたもので、受信者がだまされやすいような件名や内容となっており、またセキュリティソフトにも検出されにくいため、近年、被害が広がっています。またメールには、ほかにも「なりすまし」「盗聴」「パスワード漏洩」といったリスクもひそんでいます。
これらを防ぐためには、「セキュリティソフトをこまめに更新する」「不審なメールを開かない」「電子署名を利用する」といった手段を講じる必要があります。

メールのリスク

  • ウイルス
    →手口の巧妙化
    →標的型攻撃メール
  • なりすまし、盗聴、パスワード漏洩

メール誤送信を行う会社員は40%

  • よくある誤送信
    アドレス帳の似た名前
    BCCを間違えてTOやCC
  • うっかりミスでは済まない誤送信
    社外秘のデータ
    他社宛の見積もり、顧客情報

電子メールのもう一つの大きなリスクに、「誤送信」があります。アドレス帳に似たような名前が並んでいて、選択ミスをしてしまったという経験や、送ろうと思っていたのとは違うファイルを添付してしまったという経験は、おそらく誰にでもあるのではないでしょうか。
BCCで送らなければならない一斉メールをTOやCCで送り、大量のメールアドレスを流出させてしまうというケースも、よく耳にします。しかし、社外秘のデータや他社宛(あて)の見積もり、顧客情報などを誤って流出させてしまうと、会社に大きな損害を与えかねませんし、顧客からの信頼を失うことにもなります。
たとえば、2012年7月、某新聞社の記者が、上司にメールで伝えるはずだった取材内容を、司法記者会加盟の13社の記者に誤送信してしまった事件がありました。この記者は、たった一回の誤送信で免職となり、編集局長は更迭(こうてつ)、部長も降格されています。こうなると、もはや「うっかりミス」では済まされません。
日本ネットワークセキュリティ協会は、2010年に「一年間に電子メールの誤送信を行う会社員の割合は40%である」と発表しており、どの組織でも起きる問題なのです。

メールのセキュリティリスク回避には限界

誤送信を防ぐ手段は?

  • 重要なメールはすぐに送信しない
  • 添付ファイルにパスワード

誤送信を防ぐ手段は、基本的には一つしかありません。
「送信者が気をつける。」
それだけです。常に実行するのは難しいかもしれませんが、
「重要なメールはすぐに送信せず、ひと呼吸おいて確認してから送る」
「添付ファイルにパスワードをかける」
といった点を心がければ、誤送信や情報漏洩のリスクはかなり減ります。
これまで述べてきたようなセキュリティリスクを少しでも回避したければ、社内やチーム内のやりとりにはメールを使わず、安全性の高いInCircleのみを利用するというのも一つの手です。

導入事例:新聞社

セキュアな企業向けメッセンジャー

  • 事前登録されたメンバーのみ
  • 通信経路やサーバを暗号化

InCircleは、事前登録されたメンバーのみ利用可能です。さらに、通信経路やサーバーでもデータを暗号化しており、盗聴やハッキングをされても情報は漏れません。そのため、社外秘の情報を誤って外部に送ってしまったり、チーム内のやりとりを盗聴されたりするのを確実に防ぐことができるのです。
盗聴やハッキングをされても情報は漏れません。そのため、社外秘の情報を誤って外部に送ってしまったり、チーム内のやりとりを盗聴されたりするのを確実に防ぐことができるのです。

実際にある新聞社では、絶対に社外に情報のもれないシステムをとの思いから、InCircleをオンプレミスで導入されました。社内のやりとりは、メールを廃止し、すべてInCircleで行うようにしています。社内はInCircle、社外はメールという運用で、誤送信や、ハッキング、ウィルスなど情報漏洩対策に効果を発揮しているとのことです。また、記者の情報共有が迅速に行えるようになり、速報記事を出すスピードも上がったようです。