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導入事例 ビジネスチャットで仕事とプライベートの境界線を設ける〜メリハリをつけた職場環境づくりを実現〜

次世代育成を目的とした奨学基金からの寄付金によって2012年11月に設立された一般財団法人日本救護救急財団。『救急救命士の自律』を目標に、救急救命士を中心にした継続教育の一環として、専門医を講師に招いた研修や、救急救命士の技術と知識を維持できるよう研修機会を提供している。また、救急救命士の社会的利活用の場として、東京スカイツリー救護室の業務委託、横浜アンパンマンミュージアム救護室の業務委託、24時間テレビ等のイベント救護、病院内救急救命士業務の構築、福島第一原発診療所内救急車運行等の業務委託を行っている。

一般財団法人 日本救護救急財団

設立
2012年11月

常任理事・救急救命士:山崎 明香 氏(写真:左)、救急救命士:島田 淳平 氏(写真:右)
※2020年8月現在
課題
  • アルバイトとのコミュニケーションツールにバラつきがあった
  • 個人SNSでの連絡は仕事とプライベートの境界線が無かった
  • 現場への遅刻も起きており、緊急時の連絡手段が無かった
解決策
  • ビジネスチャット「InCircle(インサークル)」の導入
  • 「InCircle」で出退勤の報告を行うように習慣づけた
効果
  • コミニュケーションツールが統一され、業務効率化に繋がる
  • ビジネスチャットがあれば個人SNSを教える必要も無くトラブルの未然防止に
  • 「InCircle」の導入により程よい緊張感が生まれ、遅刻ゼロを実現

アルバイトとのコミュニケーションに問題を抱えていた

初めに、現在InCircleを使っているスタッフや現場についてお聞かせいただけますか?
山崎様
はい。当財団では、私たち管理者と、救急救命士のアルバイトさん達との連絡手段にInCircleを使用しています。主な利用シーンとしては「出退勤報告」と「備品の在庫確認」です。例えば、当財団では東京スカイツリー救護室の運営を行っていますが、アルバイトさんが救護室に到着したらInCircleで「出勤しました」と一言トークルームで発言します。また、救護室の備品についても毎日在庫数を確認して、在庫管理用のトークルームで報告しています。


とてもシンプルな使い方をされていますね。導入のきっかけがあったのでしょうか?
山崎様
InCircleを導入する前は、アルバイトさんの個人SNSアカウントを教えてもらって連絡を取り合っていました。アルバイトさんは20代前半が多く、当たり前にスマホを持っているのですぐ繋がれる便利さはありました。しかしSNSの種類は人それぞれで、LINEのIDを教えてくれる子もいれば、「InstagramのDMでもいいですか?」なんていう子もいたりして…あとは登録している名前が本名ではなく、あだ名やハンドルネームみたいなものだったりするので「この子は誰?」と判別するのが大変でしたね(笑)

導入のきっかけはまさにここから生まれた問題を解決するためでした。若い世代にとってSNSでのコミュニケーションは当たり前の事であり、普段から気軽に使っているツールであると考えています。そんな気軽なツールで仕事の重要な連絡をしてもそこに緊張感は生まれず、どうしても忘れてしまったり、重く受け止めてもらう事ができません。

そして、私たち管理者側も業務時間外に連絡をしてしまうとか、労務管理の観点からも、仕事とプライベートの境目がない点を問題視していました。さらに言えば、個人のSNSに執拗に連絡をするとか…パワハラとか…そういった人間関係のトラブルだってこれから起こる可能性はゼロではありません。そうなると私たちはトラブルが起きていることすら気がつけませんから、考えただけで怖いですよね。

ビジネスアワーの連絡手段はこれ!と決めておかなければと思い、労務管理の面も含めビジネスチャットを導入しようという事になりました。

管理者側でコントロールでき、しっかり定着するビジネスチャットを選んだ

では、数あるビジネスチャットからInCircleを採用していただいた理由を教えていただけますか?
山崎様
実は私の上司がもともとInCircleを知っていて、過去に使用したことがあったのです。その流れで選びました。InCircleは管理者側でアカウントの管理をしっかりと行えることが魅力的でした。新しいメンバーが増えたらこちらからアカウント情報(ID・パスワード)を渡すだけです。退職した場合はすぐにアカウントを停止できます。

そして、ITリテラシーがあまり無い人でも使いやすいシンプルな設計なので、世代問わず使うことができると思います。よく驚かれるのですが、私たち医療従事者は若い世代でも「ITリテラシーが低い人が多い」という実情があります。大きな理由として、新人教育などで基礎的なPCスキルや情報スキルを教わる機会がほとんど無いためです。このような背景があり、多くの機能を兼ね備えたビジネスチャットより、シンプルな機能で安価なInCircleの導入を決めました。

当財団の専務常任理事は、個人的に医療系専門誌へコミュニケーションに関する記事を寄稿したり、講演を行うことも多いという
ありがとうございます。導入後、何か良い効果はありましたでしょうか?
山崎様
まず、仕事とプライベートの境界線を設ける事に成功しています。連絡手段をしっかり区別するだけで自然とメリハリが生まれましたし、情報共有も今までよりずっと楽です。

そして明らかに変わったことは「遅刻がゼロ」になったこと。業務の特性上、朝早い仕事である為に現場への遅刻が問題視されていました。今までは当番の人同士が電話して起こしあったり、朝起きたら私(山崎様)に電話するとか、色々試したけれどダメだったんです。電話したあと二度寝してしまったりして。あとは通勤中の電車が遅延した場合も連絡手段が定まっていなかったために、現場にいるメンバーへ電車遅延の旨も伝えられなかったんですね。

しかし、InCircleで業務前に報告を義務付けることで緊張感が生まれ、お互いに声を掛け合うことが出来るようになりInCircle導入後は遅刻がゼロになりました。

管理者側である山崎様にもメリットはありましたか?
山崎様
はい。私たちの仕事は現場に出向くことが多いので、昨今の様にテレワークが広まる前よりもテレワーク中心での仕事でした。InCircleの導入により、出勤報告や在庫管理などアルバイトの働いている姿の見える化に繋がり、管理者としても安心して働く事ができています。異変があれば察知しやすくて、気持ちよくコミュニケーションが取れるので助かっています。

民間救急救命士の“先駆者”という使命感

最後に、AI CROSSへの要望や、財団としての抱負があればお伺いしたいです。
山崎様
そうですね…機能面でひとつ。強いて言えばセキュリティ対策が強固すぎると感じる事があったりもします。例えば一定期間経つと自動ログアウトされる機能。これはマストでなくてもいいかな、なんて思います。しかし、この機能を必要としている企業もいると思いますので、利用企業ごとに「機能オンオフ」の切り替えができると嬉しいです。

山崎様
財団としての抱負もあります。私たち同様、医療業界全体で「ビジネスチャットを使う事が当たり前」になると嬉しいです。先ほどもお話した通り医療業界は皆さんが想像しているよりもずっとITリテラシーが低いです。世間はペーパーレス化が進んでいると思いますが、この業界にはまだまだ紙文化が根付いていて、消防や病院ではFAXがまだまだ主流であったり、メモした事をわざわざもう一度パソコンに打ち込んだりと、効率的とは言えない事ばかりなのです。

私たちは病院の支援活動や救急救命士向けの研修を行っていますので、そういった場を活用しながら引き続きコミュニケーションツールの重要性を啓蒙する活動をしていきたいと考えています。

貴重なご意見とても参考になりました!また、私たちも業界問わずビジネスチャットを使う事が当たり前の世の中になるように頑張ってまいります。本日はどうもありがとうございました!

一般財団法人 日本救護救急財団


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